AOS : qu'est-ce que c'est et comment ça fonctionne

Qu'est-ce qu'AOS ?

AOS est un logiciel en ligne de gestion des appels d'offres destiné au secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP). L'application sert à lancer, suivre et analyser les consultations d'entreprises d'un projet de construction, depuis le lancement de l'appel d'offres jusqu'à la signature des marchés.

Le sigle AOS signifie « Appels d'Offres Simplifiés ». La solution est aujourd'hui éditée sous la marque Saqara, l'éditeur français ayant adopté ce nom après une phase initiale sous l'appellation AOS. Le produit reste couramment désigné par AOS, parfois sous la forme « AOS by Saqara », et c'est ce terme qui est utilisé dans la suite de cet article.

Accessible depuis un navigateur web, AOS appartient à la catégorie des outils métier du BTP, aux côtés des logiciels de dématérialisation des consultations et de gestion des marchés de travaux.

À quoi sert AOS ?

Dans un projet de construction, l'appel d'offres est l'étape au cours de laquelle un donneur d'ordres consulte plusieurs entreprises pour faire réaliser des travaux. Cette phase implique la diffusion d'un dossier de consultation, la réception des offres, leur comparaison, puis l'attribution et la contractualisation.

AOS a pour objet de dématérialiser et de centraliser ce processus. Le logiciel réunit dans une même interface les échanges entre le maître d'ouvrage, les entreprises consultées et les autres intervenants du projet.

Il couvre l'ensemble du déroulé d'une consultation :

• le lancement de l'appel d'offres et la diffusion du dossier de consultation des entreprises (DCE) ;
• le suivi des entreprises consultées et de l'avancement de leurs réponses ;
• la comparaison et l'exploitation des offres reçues ;
• la signature électronique des dossiers de marché.

L'objectif est de réduire les manipulations manuelles et les échanges dispersés (courriels, fichiers, plateformes multiples) qui caractérisent souvent la gestion d'une consultation.

Qui utilise AOS ?

AOS s'adresse aux différentes parties prenantes d'un appel d'offres dans la construction privée. D'après les usages décrits par l'éditeur, le logiciel cible notamment :

• les donneurs d'ordres et maîtres d'ouvrage, pour le pilotage des consultations ;
• les maîtres d'œuvre et chefs de projet, pour l'organisation et le suivi des appels d'offres ;
• les entreprises du BTP et entreprises générales, pour la recherche de projets et la réponse aux consultations ;
• les industriels du secteur, intégrés aux échanges entre acteurs.

Le logiciel s'adresse aussi bien à de petites structures qu'à des organisations de plus grande taille, le profil d'utilisateurs allant de la TPE à la grande entreprise.

Les principales fonctionnalités

AOS regroupe plusieurs fonctions couvrant les étapes successives d'une consultation.

Gestion et suivi des appels d'offres

Le logiciel permet d'organiser une consultation et d'en suivre l'avancement. Les utilisateurs disposent de tableaux de bord donnant une vue d'ensemble des appels d'offres en cours et du statut des offres. Cette centralisation vise à remplacer le suivi par tableurs et courriels.

Diffusion et récupération des documents

AOS gère la diffusion du DCE auprès des entreprises consultées. Du côté des entreprises, la plateforme propose le téléchargement du dossier et l'extraction des fichiers, ce qui facilite l'accès aux pièces d'un projet sans manipulation complexe.

Comparaison et analyse des offres

Une fois les offres reçues, le logiciel propose des outils de comparaison. Un tableau comparatif des offres peut être généré pour confronter les propositions reçues, en appui à l'analyse et à la décision d'attribution.

Réseau d'entreprises

AOS s'appuie sur un annuaire d'entreprises du BTP référencées sur la plateforme. Cette base permet aux donneurs d'ordres de rechercher et de solliciter des entreprises selon des critères de sélection, et aux entreprises de repérer des projets correspondant à leur activité.

Signature électronique et sécurité

Le logiciel intègre la signature électronique des dossiers de marché, qui clôt le processus de consultation. AOS met par ailleurs en avant la sécurité et la confidentialité des données de projet, avec une gestion des accès propre à chaque intervenant.

Comment fonctionne AOS ?

AOS fonctionne comme une application en ligne (SaaS) : les utilisateurs accèdent à leurs projets et consultations depuis un navigateur, sans installation locale.

Le déroulé d'usage suit l'ordre des étapes d'un appel d'offres. Un donneur d'ordres prépare et lance la consultation, diffuse le DCE et sélectionne les entreprises à interroger. Les entreprises consultées accèdent au dossier, le téléchargent et déposent leur offre.

Les réponses sont ensuite centralisées, comparées au moyen d'un tableau comparatif, puis le marché est attribué et signé électroniquement. L'ensemble de ces étapes se déroule au sein de la même plateforme, ce qui permet de conserver la traçabilité des échanges tout au long du processus.

La solution distingue généralement deux usages complémentaires : un module orienté donneurs d'ordres, pour organiser et piloter les consultations, et un module orienté entreprises, pour rechercher des projets et y répondre.

Le contexte de marché

AOS appartient à la famille des logiciels métier du BTP, et plus précisément aux outils de dématérialisation des appels d'offres dans la construction privée. Ces solutions répondent à un besoin propre aux marchés de travaux, où une même opération mobilise de nombreux corps de métier et un grand nombre d'échanges entre acteurs.

La numérisation de l'appel d'offres s'inscrit dans une évolution plus large du secteur vers la dématérialisation des processus de consultation, de comparaison et de contractualisation, longtemps gérés par des moyens traditionnels comme le courrier et les tableurs.

En résumé

AOS est un logiciel en ligne qui couvre la phase d'appel d'offres d'un projet de construction, du lancement de la consultation à la signature des marchés, en passant par la diffusion des documents, le suivi des entreprises et la comparaison des offres.

En réunissant la gestion des consultations, un réseau d'entreprises référencées, des outils de comparaison et la signature électronique au sein d'une même plateforme, AOS — édité aujourd'hui sous la marque Saqara — s'adresse aux donneurs d'ordres, maîtres d'œuvre et entreprises qui interviennent dans les appels d'offres du BTP.

Il constitue ainsi l'un des outils disponibles dans la catégorie des logiciels de dématérialisation et de gestion des appels d'offres pour le secteur de la construction.